👉 Gratis gids! Het gebruik van deze 7 excuses in je bedrijf kun je je ècht niet veroorloven.

Wel belangrijk, niet urgent.

juli 16, 2020 • Blog, Plannen & Organiseren

Van de week gingen mijn moeder en ik naar de notaris.
Alwaar zij haar levenstestament heeft ondertekend.
Een klusje waar je in principe niet heel erg blij van wordt maar waarvan je toch blij bent als het is gedaan.
Het geeft rust en duidelijkheid.

Een maand geleden was ik op een uitvaart en daar kreeg ik van een van de nabestaanden het dringende advies:
‘Zeg tegen je ouders dat ze een document maken met daarin
– adressen van iedereen die een rouwkaart moet krijgen
– welke muziek ze op hun uitvaart gedraaid willen hebben
– foto’s die een mooie weergave van zijn/haar leven geeft
– overige zaken
En zeg er ook bij dat ze dit document jaarlijks up to date maken.’

Uiteraard kreeg ik dit advies omdat het bij de betreffende overledene niet was gedocumenteerd en de kinderen er dus een bak werk aan hadden om dat allemaal binnen een week uit te zoeken en te regelen.

Gisteren had ik een afspraak met twee business-buddies waarbij eentje vertelde dat zij op haar actielijst heeft staan om zo’n document voor haar bedrijf te maken.
Ze zei: ‘Mijn medewerkers weten niets, geen wachtwoord, niets. Als ik morgen omval dan kunnen zij niets regelen, of het kost heel veel tijd en moeite.’

Nogmaals, dit zijn niet de meest sexy klusjes maar wel ont-zet-tend belangrijk om op te pakken.
In het Eisenhower kwadrant is dit vak 2: Wel Belangrijk, niet Urgent.
Alles wat in vak 2 zit en waar je geen tijd voor maakt komt vanzelf in vak 1: Belangrijk én Urgent.
Urgent = de tijd is op, er is stress, het is niet fijn werken.
Daarom is het goed om tijd te plannen voor alle zaken die je in vak 2 hebt gezet.

Eerlijk is eerlijk: Als ík morgen omval dan zit mijn man ook met een behoorlijk administratief probleem.
Hij heeft géén idee welke systemen ik gebruik, wat de wachtwoorden zijn, waar ik allemaal op ben geabonneerd, wat hij allemaal moet regelen om mijn bedrijf stop te zetten.
Natuurlijk komt het uiteindelijk wel goed maar dan ben je wel veel tijd en ergernis verder.

Ik heb wel een A4-tje met daarop systemen en wachtwoorden maar dat is alweer voor de helft achterhaald.
Tijd om dit op te pakken dus.
Het is aan mij om dit document up to date te maken en om de aanpassingen bij te houden.
Het kost weinig tijd en kan allemaal digitaal, in de cloud of, zoals mijn moeder het heeft, in print.
Als het maar duidelijk is wáár de nabestaande(n) het kunnen vinden.

Dit klusje gaat direct op mijn to do lijst en het is tevens een goed moment om de stofkam door abonnementen en systemen te halen.
Waarschijnlijk valt er links of rechts ook nog wel wat te besparen!
Maar dat is niet het belangrijkste, het doel is een stuk efficiency en ervoor zorgen dat zaken goed geregeld zijn als de situatie al verdrietig genoeg is.

Een onderwerp waar jij wellicht ook wat mee kunt, of heb jij dit al wel goed geregeld?
Wat zou je hierover willen delen in een reactie?
Heb je een positieve of negatieve ervaring, een aanvullende tip, een manier waarop jij dit hebt geregeld?

Dankjewel!

Groet,

 

  • Als uitvaartverzorgster weet ik waar je over schrijft. Gelukkig kom ik bij heel veel mensen op voorgesprek en kunnen we deze dingen allemaal bespreken. Zet de adressen in een Excel programma zodat je alles bij houdt als er iemand is verhuisd of overleden. Op mijn website http://www.uitvaartverzorgingfriesland.nl kun je gratis het boekje wensen voor mijn uitvaart downloaden. Zeker de moeite waard.

  • Carin Poort schreef:

    Zowel mijn ouders, als mijn oma hebben een map met alles erin. En ook een verwijzing naar de notaris met de meest belangrijke stukken (daar had ik 2 jaar geleden voor gezorgd) Ik wil komende week met mijn partner zitten voor ons gezin.

    Ik maak nu een zakelijke binder met alle gegevens van mijn bedrijf. Voor het geval iemand erbij komt of over neemt (en ik onthoud ook niet alles dus kan ik snel even checken wat was het ook al weer)

    Ik ontzorg mantelzorgers en heb een welke gegevens nodig basis, ziekenhuis opname en overlijdenslijst. Pokkenwerk, maar geeft rust als ik dat goed geregeld kan hebben voor mijn cliënten.

    • Marieke schreef:

      Hoi Carin, dank voor je reactie. Inderdaad ook goed idee die zakelijke binder voor (toekomstige) collega’s.

  • Christel schreef:

    Wat een goeie wake up call Marieke! Die gaat idd meteen op de to-do lijst voor deze vakantieperiode. Dankjewel 🙂

  • >