Wanneer stuur jij de factuur?

Een tijdje geleden had ik een ochtend privéles over LinkedIn.
Ik deed er eigenlijk nooit wat mee maar nu mijn profiel helemaal is aangepast vind ik het toch wel leuk en ga ik er zeker meer mee doen.
Heel waardevol en nuttig voor mijn business.

De dagen erna had ik nog wat mailcontact met Erna, de LinkedIn expert die mij had geholpen, en ik liet haar weten dat ze mij de factuur nog moest sturen.
Daar kwam deze reactie op:

Bedankt voor je reminder-mail over de factuur.
Bijzonder en attent. 😉
Ik vind het altijd wat raar om METEEN na afloop een factuur te sturen, maar in deze vakantietijden is het toch handig om er niet te lang mee te wachten.

Huh?
Verbazing maar meteen ook de lightbulb boven mijn hoofd: Hé, een mooi onderwerp voor een artikel.

Wat is er nu raar aan het feit dat je meteen na afloop van een geleverde dienst een factuur stuurt?
Ik vind het meer raar dat je ermee wacht.
En wat de vakantie hiermee te maken heeft snap ik ook niet.

Ik denk dat ik het wel weet: Meteen factureren kan inhalig overkomen.
Dat de klant denkt: ‘Nou nou, die is er snel bij…’

Ik stuurde Erna een mail met de vraag wat haar reden was om dit te noemen.
Haar reactie:

Als ik de rekening meteen de volgende dag stuur
– zou jij kunnen denken dat ik je niet vertrouw (dat je gaat betalen)
– of denk jij misschien dat ik het geld hard nodig heb (en ook al zou dat zo zijn, ik wil niet dat je dat denkt)
– en doe ik iets wat ik zelf niet prettig zou vinden als ik op die manier behandeld zou worden, na 4-5 werkdagen voelt voor mij oké
Het maakt mijn ook nieuwsgierig wat jouw advies zou zijn voor een klant met de vraag wanneer je een factuur stuurt.

Wat betreft de eerste twee punten die zij noemt, ja, dat had ik dus al gedacht.
Als we nu eens afspreken dat we hiermee ophouden.
Ophouden met invullen wat een ander over jou kan denken (spoiler alert: ze denken sowieso iets van je en wat dat is gaat jou niets aan).
Ophouden met wachten met factureren.

Het werk is gedaan, je mag jouw geld krijgen.
Respecteer jezelf en jouw gewerkte uren door meteen de factuur te sturen.
Nooit later dan de dag nadat je het werk hebt gedaan.
Vooraf factureren, nog beter en in heel veel gevallen kan dit echt.
Laten we eerlijk zijn: Werken met jouw klanten is super leuk en het geld daarvoor ontvangen is toch ook gewoon heel erg leuk?

Ik zie het maken en versturen van de factuur als onderdeel van het geheel.
Net als dat je ’s avonds na het eten meteen de tafel afruimt en de vaat doet.
Of dat je na een gesprek met een klant direct de aantekeningen verwerkt in jouw systeem.
Daar wacht je ook geen week mee, dan ben je allang weer met andere dingen bezig.

Ik merk dat ik best vaak anderen attendeer dat ze mij nog een factuur moeten sturen.
Misschien ben ik een uitzondering maar ik doe dat.
Dan heb ik ‘m binnen, weet ik waar ik aan toe ben, wat ik aan kosten heb.
Niets vervelender dan denken dat je helemaal bij bent en dan opeens komt er een factuur aan van iets dat al weken geleden is gebeurd.

Dit gaat voor mij echt over de geldmindset, en over het hanteren van bepaalde geldgewoontes die voortkomen uit die mindset.
De vraag is: wat is de ware reden van deze gewoontes?
Angst?
Niet snel mogen vragen om jouw geld?

Erna’s laatste punt, dat zij het zelf vervelend vindt als iemand haar direct een factuur verstuurd en dat het voor haar goed voelt om dat na een dag of vijf te doen, dat is natuurlijk heel persoonlijk.
Het zegt alleen iets over haar en niets over degene die de factuur stuurt.

Zelf factureer ik altijd direct.
90% van mijn bedrijf is weliswaar zo ingericht dat de klant vooraf betaalt maar ook ik stuur natuurlijk wel eens een factuur naar iemand.

Waar ik ook heel scherp op ben is dat ik een factuur zo snel mogelijk betaal.
Dat lukt niet altijd, ik zit wel eens te wachten op betalingen om zelf ook weer betalingen te kunnen doen.
Nog niet zo lang geleden moest ik een factuur betalen en ik had het complete bedrag op dat moment niet,
Super irritant maar soms is het gewoon even niet anders.
Ik wist dat het er binnen een maand zou zijn omdat ik zelf een grote factuur had gestuurd naar een klant.
Wat ik deed?
Ik heb dit van te voren al laten weten en ook tijdens die periode nog een keer laten weten dat het er snel aan zou komen, dat ik het goed in de gaten hield.
Gelukkig was het geen probleem en zijn de lijnen kort, ik bedoel er zit geen hele afdeling tussen mij een een andere zzp’er.

Door het goede voorbeeld te geven hoop ik dat ik zelf óók netjes en snel mijn geld ontvang.
Dat gaat in 99,9% van de gevallen goed, en ik weet zeker dat dit ook weer komt door de korte lijnen en het feit dat ik persoonlijk contact heb met al mijn klanten.
Ik heb in de twintig jaar dat ik voor mijzelf werk slechts twee keer ‘gedoe’ met betalingen gehad waarvan er eentje nu speelt.
Hier leer ik dan van, met name dat ik wel wat duidelijker mag zijn in de voorwaarden en grenzen die ik hanteer.

Goed, om af te ronden:
Verstuur jouw rekeningen snel en betaal jouw rekeningen snel, dat is de kern van dit verhaal.
Zit ‘bovenop’ dit gedeelte van je business, Be the Boss.
En geniet van het geld dat je door jouw mooie werk ontvangt.

Ik ben benieuwd naar jouw reactie op dit artikel:
– wanneer stuur jij jouw facturen?
– wat heb je hierin mogen leren, doe je het nu anders ten opzichte van toen je net begon?
– welk inzicht neem jij mee uit dit artikel?

Dank voor een reactie, heel leuk om die te lezen!

Heb jij een vraag over jouw bedrijf, over jezelf als ondernemer, laat het mij weten.
Ik help je graag verder.

O ja, wil jij ook een beter LinkedIn profiel en leren hoe je dit netwerk meer voor jouw bedrijf kunt laten werken neem dan contact op met Erna van Poppel.
Zij helpt je graag verder en ik kan haar van harte aanbevelen!

Tot de volgende keer!

Groet,

Spread the love

14 gedachten over “Wanneer stuur jij de factuur?

  1. Joke

    Hoi Marieke,
    Ik heb je hele verhaal gelezen en betaal zelf zodra ik de factuur binnen heb.
    Hopend ook dat de klant dit tegengesteld ook doet, want dan kan ik ook weer verder.
    Bij de bakker, betaal je toch ook gelijk je brood en gebakjes.

    Reageren
  2. Carolien

    Ha die Marieke,

    Wat een goed artikel! Af en toe denk ik ook wel eens wat ben ik snel met mijn factuur. Maar aan de andere kant denk ik dan ook, het werk is klaar en je hebt het in huis.
    Achter af factureren, doe ik bij mijn borduuratelier. Maar voor mijn taarten en andere lekkernijen factureer ik vooraf. Bij bijvoorbeeld bruidstaarten moeten ze de helft van de factuur aanbetalen en de andere helft 14 dagen voor de bruiloft. Zo weet ik in ieder geval dat de bruidstaart niet op het laatste moment wordt afgezegd. Wat wel eens gebeurd is!

    Ik neem uit dit artikel in ieder geval mee dat ik een vast punt in de week moet inbouwen om te factureren en de overige administratie te doen. Omdat ik het voor mijn doen, lees naast een parttime baan, best druk heb, schuift dit nog wel eens naar achteren.

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Carolien, wat een goed idee, zeker met jouw meerdere werkzaamheden. Pak een vast moment in de week en handel alle administratie af. Dat geeft rust en je kunt dingen dan sneller wegwerken. Groet, Marieke

      Reageren
  3. Lianne

    Goed onderwerp Marieke!
    Ben ook voorstander van snel factureren en betalen.
    Ik heb dit issue eigenlijk nooit (meer, vroeger wel gehad !)
    Wat me daarbij helpt is dat ik bij het aangaan van de opdracht precies zeg ‘hoe ik werk’ en dat ze
    dus op {voeg jouw moment in} de factuur kunnen verwachten met het verzoek dit {voeg jouw betaalmoment in} te voldoen.
    Deze duidelijkheid vooraf is voor zowel mij als de klant fijn! {en omzeil je dat je met gedachten van je klant bezig bent}

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Lianne, ja dat is ook belangrijk om te doen, duidelijk zijn in wat er over en weer verwacht wordt. Dank! Groet, Marieke

      Reageren
  4. Marja

    Ha Marieke, weer een mooi artikel. Zelf staat bij mij de 1e van de maand altijd in het teken van facturen en overige administratie. Voor mijn bedrijf is dat een zeer prettig systeem en ook mijn klanten zijn er aan gewend dat zij maandelijks achteraf mijn nota ontvangen. En heel luxe ik heb over het algemeen klanten die binnen 7 dagen betalen. Mocht dit niet zo zijn dan verstuur ik een herinnering voordat de volgende nota de deur uit gaat. Ik heb opdrachtnemers die te pas en te onpas factureren en op mij maakt dit een erg onprofessionele indruk, dan eens direct na het werk, dan twee maanden later (en soms ook niet). Lastige bijkomstigheid vind ik daarbij dat ik dan terug moet gaan kijken in de boeken, klopt dit nu wel of niet. Kortom mijn ervaring en advies is – ruim er een vast ritme is wat jou en je bedrijf het beste past.

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Marja, voor klanten waar je elke maand een x aantal uren voor werkt is dit een fijn systeem! Het geeft rust door de regelmaat. En wat jij schrijft is inderdaad niet zo best voor de reputatie van die opdrachtnemers. Kost jou ook weer onnodig tijd. In ieder geval helder van hoe jij het niet wilt! Groet, Marieke

      Reageren
  5. Inge

    Hoi Marieke,
    Je hebt helemaal gelijk. Ik wacht ook altijd een paar dagen maar is eigenlijk nergens voor nodig. Wat ik zelf bijv. heel vervelend vind is het herhaaldelijk betalings herinneringen sturen. Een klant is kapper en geeft altijd als excuus ‘ik heb opdracht aan de boekhouder gegeven’ Zelf kom ik de zaak niet uit zonder te betalen …. en dat vind ik ook normaal. Dus inderdaad ophouden daarmee 👍

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Inge, goed dat dit je aan het denken zet! En wat betreft jouw kapper: die neemt geen verantwoording voor haar financiën, zegt heel veel over hem/haar! Groet, Marieke

      Reageren
  6. Dirkje

    Bij een webdesigntraject factureer ik vooraf. Na akkoord offerte kan er gekozen worden voor betaling ineens, of in twee termijnen, waarbij de tweede termijn 30 dagen na de eerste gefactureerd wordt.

    Bij klanten die ‘af en toe’ iets laten doen aan hun site (ik doe dit soort werkzaamheden alleen aan sites die ik zelf gebouwd heb), stuur ik afhankelijk van de omvang van de klus óf de factuur direct nadat ik klaar ben, of nadat ik een aantal kleinere dingen verzameld heb op een verzamelfactuur.

    Ik heb er zelf een hekel aan als ik iets afneem en ik niet direct kan betalen. Zo meldde ik me vorig jaar aan voor een live workshop. Na aanmelding vroeg ik om de factuur. De ondernemer schreef terug: ‘Laten we eerst de workshop maar eens houden’.

    Gevolg was dat ik een week na de workshop pas de factuur kreeg. En eerlijk gezegd voelt dat wat ‘katerig’. Ik vind het gewoon fijn om te betalen op het aankoopmoment zelf. Omdat je tegenwoordig sowieso al heel veel direct betaalt, verwacht ik die rekening achteraf dan niet meer, vandaar de kater.

    Betalen van facturen die ik ontvang doe ik ook direct of vrij snel. En dan laat ik het bedrag direct afschrijven, dus ik geef niet een bankopdracht om dit vlak voor de vervaldatum te doen.

    Ontvangen… tsja. Ik heb een klant – die een groter bedrijf heeft – en die betaalt gewoon niet binnen de termijn. Toen ik een herinnering stuurde, kreeg ik te horen dat ‘alle betalingen bij ons 1x in de maand in batch eruit gaan’. Zou fijn zijn als ze dit even eerder hadden laten weten, voordat ik een herinnering stuurde. Dus dat ze bijvoorbeeld op het moment van factureren aangeven dat de betalingen bij hen 1 x per maand rond x-datum de deur uitgaan. Dan kan ik daar rekening mee houden.

    Kortom: zelf vind ik het fijn om direct bij aankoop te kunnen betalen. En voor wat betreft het versturen vind ik het onzin dat dit niet direct na aflevering zou ‘mogen’. En ik factureer dus bepaalde opdrachten vooraf. Daar heeft ook nog nooit iemand tegen geprotesteerd overigens.

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Dirkje, leuk om van je te horen en dit allemaal te lezen! En je hebt alles goed op orde zo te lezen, heerlijk. Groet, Marieke

      Reageren
  7. Esther

    Dag Marieke, vorig jaar heb ik een pedagoog bezocht voor mijn zoontje van 4 waar we veel (slaap)problemen mee hadden. Het was een goed gesprek maar ook emotioneel. Op de fiets terug dacht ik nog dieper over het gesprek na. Ik was 15 minuten later thuis en in de mailbox zat de factuur al. Ik had daar heel veel moeite mee omdat de pedagoog de sessie ‘afsloot’ waar ik nog volop in de overdenking zat. Als ze een dag had gewacht had ik dit niet gehad (denk ik). Snel een factuur sturen lijkt me prima, maar te snel kan dus ook. Ik ben nooit meer bij deze vrouw terug geweest, en dat had echt met de snelheid van de factuur te maken. Het had iets kouds (ik hoop dat je snapt wat ik bedoel). Door deze ervaring wacht ik zelf altijd een week, zodat ik zekerder weet dat we beide (zowel klant als ik) een sessie hebben afgesloten.

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Esther, ja, dat snap ik dan ook weer wel, dat dit een naar gevoel geeft. Iets later was dus in dit geval beter geweest. Je ging dus sowieso al niet meer voor een volgende sessie naar haar toe? Want als dat vervolg er wel aan had gezeten zou ze dan wellicht later factureren? En misschien als zij bij het naar buiten lopen had gezegd ‘De factuur komt er zo per mail aan’ dan was het ook weer anders geweest, dan weet je wat er komt. Maar dit is gebeurd en jij hebt er iets van meegenomen voor jezelf! Groet, Marieke

      Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*