Plannen: digitaal of op papier?

Ik kreeg een mail van Ester, zij heeft de Zakenmam agenda 2018 gekocht waar ze heel blij mee is maar ze loopt toch tegen een issue met het plannen aan:

‘Ik heb een jaar met de digitale iPhone agenda gewerkt. Dat werkt prima vooral in combinatie met mijn man, maar verder is het niet heel handig. Voor mijn werk, ik ben diëtist en ik werk op verschillende locaties, gebruik ik een systeem waarin declaraties en dossiers direct worden vastgelegd, hierbij zit ook een agenda waar alle afspraken met en taken voor mijn klanten in worden genoteerd. En dan heb ik dus de hard copy agenda. Drie agenda’s en mijn vraag is: Hoe kan ik dit efficiënt laten verlopen? Ik ben nu best veel tijd kwijt aan mijn agendabeheer’
Groetjes, Ester

Dankjewel Ester voor je vraag, ik denk dat het herkenbaar is voor meer mensen, misschien niet het werken met drie agenda’s maar wel met twee agenda’s.
Voor mensen met beroepen zoals jij snap ik dat er gebruik wordt gemaakt van een digitaal dossier-systeem, die zijn ook gemaakt om tijd mee te besparen!

Ik gebruik zelf twee agenda’s, een gezamenlijke op mijn iPhone die deel ik met mijn man en dochter, en de papieren agenda.
Die papieren agenda ben ik weer gaan gebruiken sinds dit jaar, sinds het verschijnen van mijn eigen agenda.
Ik was 100% digitaal.

In het algemeen geldt: Hoe minder agenda’s hoe beter.
Het moeten bijhouden van meerdere agenda’s gaat gewoon een keer mis, met alle gevolgen van dien.
Een papieren of digitale agenda gebruiken dat maakt niets uit, is een kwestie van persoonlijke voorkeur!

De gezamenlijke iPhone agenda in mijn gezin is voor alles wat wij van elkaar moet weten wat betreft afspraken (zakelijk en privé) buiten de deur en/of buiten de schooltijden.
Super handig, ik kan bijvoorbeeld in één oogopslag zien of William moet optreden met zijn band, wil ik dan ook weg dan moet er iets geregeld worden voor de kinderen.
Dit blijft zeker zo en ik kan het ieder gezin aanraden.
Ester, hier dus niets meer aan doen.

Dat systeem waar jij mee werkt voor jouw klanten, dat zie ik niet zozeer als een agenda.
Ik zie dat vooral als een registratiesysteem, handig want alles met betrekking tot de klant wordt meteen vastgelegd, uren bijgehouden, fijn voor jou, de klant en de zorgverzekeraar.
Dat er een agenda en takenlijst aan is gekoppeld is handig en ik zou deze dan ook zeker blijven gebruiken.

Wat je kunt doen is dit:

  1. In jouw digitale werkagenda maak je zichtbaar wanneer jouw werktijd stopt. Werk je bijvoorbeeld op maandag tot 15.00 uur dan zet je in die agenda om 15.00 uur: Einde werktijd. Zo zien jouw collega’s en/of assistent ook snel dat ze na dat tijdstip niets meer in jouw agenda kunnen inplannen.
  2. In jouw digitale werkagenda noteer je taken die je moet doen voor jouw werk.
  3. In jouw papieren agenda maak je zichtbaar wanneer jouw werktijd is, maak blokken in het weekoverzicht. Noteer in dat blok de locatie waar je die dag zit. In jouw papieren agenda zou dan dus op maandag een blok staan van 9 tot 15 uur gemarkeerd als: Werken op locatie x. Dit blok blijft verder leeg want:
  4. Jouw digitale werkagenda is leidend voor die blokken, daar zie je welke klanten je hebt en welke taken je moet doen.
  5. In jouw papieren agenda staan alle ‘mam’ zaken en afspraken, bijvoorbeeld op maandag dat je om 16.00 uur naar de tandarts moet. Moet jouw man ook mee naar de tandarts? Dan zet je het ook nog in de iPhone agenda 😉

Het klinkt misschien als gedoe maar door gewoontevorming kun je hier snel doorheen en bespaart het je uiteindelijk tijd.
Maak er een gewoonte van om dingen meteen te verwerken, niet later, NU.
Wat je kunt doen als dat niet lukt is een bepaald tekentje achter een afspraak zetten zodat je weet dat ‘ie nog in de andere agenda’s moet, bijvoorbeeld het * of een @.

Pak naast de dagelijkse vijf minuten om je agenda voor die dag te checken, elke week minimaal een half uur om je agenda’s bij te werken.
Ik doe dat meestal op zondagochtend.
Het is dan heerlijk rustig in huis, ik ben zelf uitgerust, ik schoon op wat er de afgelopen week is blijven liggen en ik kijk vooruit in mijn agenda.

Over het kiezen van de juiste agenda wil ik dit nog meegeven aan de lezer die nog zoekende is:
Als je een papieren agenda wilt gebruiken zorg er dan voor dat deze groot genoeg is.
Met de tijden van de dag, dus kolommen van boven naar beneden op het kwartier of half uur.
Handig omdat je dan ook jouw privé afspraken en to do’s in de dag kunt noteren, dan blok je hier meteen tijd voor en zie je hoeveel tijd je nog hebt.
Soms confronterend hoe snel de dag zich vult maar hé, dat doe je zelf en nu kun je ook zelf nog ingrijpen en een grens stellen.

Wat ik zelf prettig vind aan de papieren agenda is dat ‘ie gewoon open ligt op mijn bureau, ik zie de hele week voor me.
Dat geeft mij overzicht en een rustig gevoel, alles is uit mijn hoofd en op papier gezet.
Ik maak dus ook blokjes in de dag met de zaken waar ik aan werk: klantgesprekken, blog schrijven en dan is het alweer middag en plan ik niets want dan ben ik er allereerst voor mijn gezin.
Die blokjes kun je natuurlijk ook in je digitale agenda zetten, daarom maakt het mij ook echt niet uit of iemand digitaal of op papier plant, áls je maar plant.
Het enige waar ik aan moet denken is dat ik sommige dingen dus ook in de gezamenlijk iPhone agenda zet.
Maar dit is een gewoonte en zo gepiept.

Laat mij in een reactie weten of dit artikel jou helpt met jouw planning, misschien heb je ook een vraag net als Ester, over iets in jouw bedrijf.
Mail mij gerust dan help ik je graag verder!

Bedankt voor je tijd en aandacht, groet,

 

 

 

Ps: In mijn online programma ’52 weken focus en inspiratie’ ga jij werken aan een betere planning en organisatie van jouw bedrijf en leven. Vrouwen die al meedoen zijn erg enthousiast en hebben meer grip op hun tijd gekregen!

Spread the love

2 gedachten over “Plannen: digitaal of op papier?

  1. Emmie

    Dag Marieke,
    Mij lijkt die gezamelijke agenda heel handig
    Nu heb ik gezocht op google wat een handige is, maar krijg veel mogelijkheden.
    Heb jij een advies?
    In de app store heb je er ook een, maar een idee is welkom.

    Dank je wel voor de mail over de digitale agenda

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Emmie, die van ons zit gewoon standaard op de iPhone. Je kunt dan in die agenda meerdere agenda’s beheren, zo hebben wij er dus één gezamenlijk, die koppelingen leg je dan ook via je telefoon zelf. Als een van ons iets in die betreffende agenda zet dan wordt het automatisch gedeeld met een melding. Super handig dus, alles gaat via de cloud. Als je een andere telefoon gebruikt zit daar misschien ook wel standaard een agenda op. Eentje kopen via de app store lijkt me in eerste instantie helemaal niet nodig, zeker niet als jullie dus allemaal een iPhone gebruiken! Groet, Marieke

      Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*