Loop jij achter de feiten aan? Lees dit.

Ik kreeg een mail van Jessie, zij schrijft:

‘Ik ben moeder van drie kinderen. Ik breng ze naar school en haal ze weer op. In de tussentijd werk ik. Soms ook nog in de avonden. Wat ik merk is dat ik moeite heb met plannen. Heb jij tips? Ik merk dat ik nu nooit vrij heb en altijd achter de feiten aan loop. Ik heb jouw agenda gekocht.’

Ik lees meerdere punten waar ik wel tips voor heb Jessie, en iedereen die zich hierin herkent, daar gaan we:

Jouw werktijden overdag zijn om de schooltijden heen ingericht, dat is de belangrijkste structuur die je nu hebt.
Jij weet precies waar je aan toe bent, mits er geen kinderen ziek zijn of een juf/meester die staakt maar daar heeft iedereen met kinderen wel eens mee te maken dus daar gaan we het nu niet over hebben.
Wat een rijkdom hé, dat je dit zo kunt regelen en dat je er ’s middags bent voor je gezin.
Dat is mijn eerste tip: Zie hoe goed je het hebt en geniet van je kinderen, dat is het allerbelangrijkste.
Het klinkt misschien flauw dat ik hiermee begin maar oog hebben voor het positieve, dat is al 80% van de oplossing, je voelt je hopelijk meteen een stuk rustiger.

Je schrijft dat je moeite hebt met plannen.
Misschien is het goed dat ik nog even laat weten wat ik onder ‘plannen’ versta.
Voor mij is dat: Weten wat je aan acties (taken) hebt liggen, dus daar overzicht over hebben en vervolgens een dag en/of een specifiek tijdstip koppelen aan die afzonderlijke taken.

Concrete tip #1: Leeg je hoofd op een lijst (papier of digitaal maakt niet uit) zodat je alles wat je wilt/moet doen voor je ziet en niet meer hoeft te onthouden.

Nu zijn er taken die heel makkelijk op datum en tijd zijn in te plannen: Een afspraak met iemand, bijvoorbeeld een klant, de tandarts, kapper of de accountant.
Daar zit het probleem meestal niet, dit soort dingen plannen we gemakkelijk in.

Lastiger voor veel mensen wordt het om taken in te plannen waar geen ander bij betrokken is.
Taken die je gewoon zelf moet doen, zoals een blog schrijven, mails beantwoorden, administratie, je website bijwerken.
Hier komt een stuk discipline om de hoek kijken, want niemand die jou zal aanspreken of je die taak hebt gedaan of niet.
Je hebt daarnaast waarschijnlijk ook nog wel allemaal leuke ideeën over je bedrijf, die staan ook op je lijstje wat je net hebt gemaakt.

Concrete tip #2: Het is belangrijk dat jij eerst keuzes gaat maken wat je, laten we zeggen de komende drie maanden, wel en wat je niet gaat doen. Wat van jouw lijstje moet echt, no matter what? Kies daarnaast maximaal twee nieuwe dingen van je lijstje, maar één ding mag ook.
Hak een grote klus in kleinere taken, dus stel dat jij jouw website wilt gaan aanpassen, dat is te groot om in een keer te doen. Hak deze in kleinere stukken: Menu’s nalopen, Over pagina herschrijven, Nieuwe foto’s maken, Weggever toevoegen + lijst systeem aanleggen.

Nu ga je plannen, dat wil zeggen: Open je agenda en noteer een bepaalde taak op een specifieke dag en ook een specifiek tijdstip.
Náást de afspraken en routineklussen die je sowieso al hebt staan natuurlijk.
Dus je gaat hier echt tijd koppelen aan een taak.
Je zegt hiermee tegen jezelf: Ik ga dit dan en dan doen, omdat ………………. en dan vul je daar een reden in waarom jij dit gaat doen en waarom je dit net zo serieus neemt als een afspraak met een klant.
In het voorbeeld van de website: Ik ga dat doen omdat mijn huidige website niet meer past bij wie ik nu ben in mijn bedrijf. Als ik mijn nieuwe website klaar heb dan straal ik meer professionaliteit uit, voel ik me beter als ik mensen naar mijn website stuur en het gaat mij helpen nieuwe klanten te krijgen.

Je zult zien hoe snel de dag zich vult en dat de kans dus groot is dat jij denkt veel meer te kunnen doen dan dat je werkelijk kunt doen.
Misschien niet leuk om te constateren maar wel de realiteit.
Kijk wat je nog meer kunt schrappen van de lijst die je na tip #2 over had.

Je zegt in je mail ook dat je merkt dat je nooit vrij hebt.
Dit kan veranderen als jij bovenstaande tips gaat toepassen.
Plus dit:

Concrete tip #3: Zet een streep onderaan de werkdag en besluit dat het voor vandaag KLAAR is.
Maak een leuke avondafspraak met je partner om een film te kijken, ga een boek lezen.
Het werk is nooit klaar maar voor nu wel.
Afgesproken?

Achter de feiten aanlopen, iets waar jij ook last van hebt, dat komt echt omdat je geen overzicht hebt, daardoor geen prioriteiten kunt stellen en dus is alles even belangrijk voor je.

Wees nu niet bang dat je elke minuut vast moet leggen in je agenda, dat is niet wat ik voor ogen heb.
Hou ook leegte, ruimte voor ad hoc, ruimte om te luieren, kijk wat er op je afkomt.
Plan dus, naast je afspraken met anderen, ook een aantal afspraken met jezelf en laat een gedeelte van de dag leeg.

Ik plaats hier een voorbeeld van een weekoverzicht in de Zakenmam agenda, (heb jij ‘m al besteld?) deze heb ik speciaal voor dit artikel ingevuld, bedoeld om je een idee te geven van hoe het eruit ziet als je meer op tijd en in blokken gaat plannen:

Je ziet dat ik bij ‘Doen voor mijn bedrijf’ drie dingen heb genoteerd die terugkomen in de week.
Omdat ik er van 15.00 tot 20.00 uur voor mijn kinderen ben plan ik daar niets.
Nu is het in mijn geval zo dat ik best iets kan doen in die tijd, ik kan best even een mail lezen of iets kleins doen.
Maar ik plan dus niets.
Nu heb ik mijn taken niet precies op een tijdstip gepland, ik weet alleen dat ik op dinsdagochtend de klanten ga nabellen en dat ik achter mijn bureau aan het werk ben.
Ik weet dat ik op donderdag mijn nieuwsbrief klaar moet zetten en dat ik daar een uur voor nodig heb. Ik heb met mijzelf afgesproken dat die administratie op vrijdag gaat gebeuren.
Het herzien van de Over mij pagina is een van de deeltaken in mijn grote taak ‘Website’.

De ‘doen voor mijn gezin’ taken kan ik in het weekend doen of in de middag, dat zie ik wel op dat moment.
Daar ben ik dus heel flexibel in, ik voel me dan ook niet opgejaagd door deze planning.
Ik zie nu ook in één oogopslag dat er geen grote dingen meer bij kunnen.
Of er moet iets anders verschoven worden naar volgende week.

Rechts in de kolom voor notities heb ik twee kleine taken voor mezelf genoteerd die ik in die week moet doen, tijdstip is niet belangrijk. Soms staat daar iets zonder datum, dan moet het gewoon ergens in die week gebeuren.

Ik hoop dat deze tips je helpen Jessie en alle andere lezers die plannen nog wel eens moeilijk vinden.
Laat een reactie achter als je iets wilt delen over dit artikel, dankjewel.

Vaak roept het ene artikel van alles op voor een volgend artikel, heb je een andere vraag over plannen laat het mij dan ook weten. Ik help je graag verder.

Dank voor je tijd en aandacht!

Groet,

 

 

Ps: De Zakenmam agenda helpt je om overzicht te houden over alles wat jij wilt doen voor jouw bedrijf, jouw gezin én jezelf. Bestel jouw agenda hier dan heb je ‘m snel in huis!

 

Spread the love

6 gedachten over “Loop jij achter de feiten aan? Lees dit.

  1. Reshma

    Hoi Marieke, bedankt voor de tips. Met name tip 2, een grote taak in stukjes hakken, zal ik op gaan volgen. Want ik zit, net als in jouw voorbeeld, met een website die nodig aangepast moet worden aan waar ik nu ben met mijn praktijk. Maar omdat het een hele grote klus is voor mij, raak ik daar eerlijk gezegd een beetje door ontmoedigd.
    Dus jouw tip komt precies op het juiste moment 🙂
    Liefs, Reshma

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Reshma, nou, dat is dan mooi zeg dat dit net nu voorbij komt. Veel succes en plezier, een nieuwe website is best veel werk maar zo leuk als het straks klaar is. Hou dat dan ook goed voor ogen! Groet, Marieke

      Reageren
  2. Catja Cappon

    Dank je wel, Marieke. Ik heb er toch weer nieuwe dingen uitgehaald. Het is voor mij een uitdaging om een planning te maken die echt werkt. Meestal wil ik te veel of denk ik dat ik meer kan. En afspraken met jezelf even belangrijk maken als die met een ander. Daar ga ik opnieuw voor na het lezen van dit artikel.

    Nog een vraag. Je zegt dat je een deel van de dag leeg moet laten in je agenda. Bedoel je dat je vrije tijd moet inplannen of dat je tijdens je werktijd een deel leeg moet laten voor onverwachte zaken?

    Reageren
    1. Marieke Bericht auteur

      Hoi Catja, goed dat je aandacht blijft geven aan jouw planning, belangrijk! Wat betreft jouw vraag: Ik bedoel er het laatste mee, dus leeg laten voor onverwachte zaken. Vrije tijd zou ik markeren als vrije tijd want dat is niet voor werk. En de leegte die ik bedoel, de ad hoc tijd, dat is in principe juist wel bedoeld voor werk-zaken. Terwijl jij natuurlijk altijd de baas blijft over jouw tijd dus je zou er ook andere dingen in kunnen doen. Groet, Marieke

      Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*